Pendampingan implementasi ISO 9001:2008

Pengantar
Tuntutan masyarakat dan pelanggan terhadap organisasi yang semakin baik, berkualitas dan transparan merupakan salah satu alasan bagi organisasi untuk melakukan pembenahan terhadap pola kerja dan kinerja.

Untuk itu, demi memberikan layanan yang prima, organisasi perlu melakukan ”Continual Improvement Process” yaitu proses perbaikan yang berkesinambungan di setiap elemen dalam organisasi sehingga setiap aspek yang mempengaruhi operasional organisasi dapat terus ditingkatkan kinerjanya, sehingga mampu memberikan layanan yang prima, yang mampu memberikan kepuasan bagi masyarakat dan pelanggan yang menikmati layanan tersebut.

Salah satu pedoman dalam pelaksanaan “Continuous Improvement Process “, organisasi dapat menggunakan Standar Internasional yaitu ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 merupakan suatu Standar Sistem Manajemen Mutu yang telah diakui secara internasional, yang diterbitkan oleh International Organization for Standardization yang berkedudukan di Jenewa, Swiss.

Melalui penerapan ISO 9001:2008 di organisasi, diharapkan output yang dihasilkan oleh organisasi adalah output yang sesuai dengan keinginan masyarakat dan pelanggan. Selain itu, penerapan ISO 9001:2008 ini juga mampu meningkatkan kinerja organisasi.

Proposal ini disusun dan ditawarkan, dimaksudkan untuk membantu organisasi dalam menyusun suatu dokumen Sistem Manajemen Mutu dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang sesuai dengan persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, hingga mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2008 dari organisasi sertifikasi yang independen yang telah diakreditasi oleh anggota IAF (International Acreditation Forum).

Didalam proposal ini secara lengkap dibahas mengenai tujuan, ruang lingkup pekerjaan, kondisi yang ditawarkan dan pembayaran jasa konsultasi.
Title.
Tujuan asistensi ini adalah sebagai berikut:
(1) Membantu organisasi dalam melakukan penyusunan dokumen Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2008.
(2) Memastikan penerapan Sistem Manajemen Mutu di organisasi berjalan dengan baik dan efektif serta mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.
Ruang Lingkup Pekerjaan
Pelatihan
(a) Pelatihan konsep sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 diberikan kepada seluruh personil. Melalui pelatihan ini diharapkan seluruh personil memiliki pemahaman yang baik sehingga siap untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
(b) Pelatihan dokumentasi sistem manajemen mutu ISO 9001 diberikan kepada Tim ISO 9001:2008. Melalui pelatihan ini diharapkan Tim ISO mampu menyerap, membuat dan mengembangkan Sistem Manajemen Mutu organisasi yang sesuai dengan ISO 9001:2008 dan kondisi organisasi.
(c) Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu terdokumentasi (Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Formulir) diberikan kepada seluruh personil. Melalui pelatihan ini diharapkan setiap karyawan memahami dengan persis peran dan tanggung jawabnya dalam penerapan ISO 9001:2008 di organisasi.
(d) Pelatihan Internal Audit diberikan kepada Tim ISO 9001:2008. Melalui pelatihan ini Tim ISO 9001 disiapkan menjadi Auditor Internal yang mampu melakukan audit, evaluasi efektivitas yang dicapai sistem manajemen mutu dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

Analisis Situasi Kini (Gap Analysis)
Pada tahap ini, konsultan melakukan analisis untuk menggali kesesuaian sistem manajemen mutu yang ada saat ini, dibandingkan dengan persyaratan Standard ISO 9001:2008. Selain itu, juga untuk mengidentifikasi kebutuhan internal yang telah ditetapkan organisasi namun berseberangan dengan persyaratan Standard ISO 9001:2008. Hasil analisis situasi kini akan dipakai sebagai acuan dalam meletakkan dasar sistem yang sesuai dengan kondisi organisasi dan memenuhi persyaratan ISO 9001:2008.

Penyusunan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Pada tahap ini Konsultan akan memandu Tim ISO yang telah dibentuk dalam penyusunan dokumentasi sistem manajemen mutu mencakup:
(a) Penyusunan Kebijakan Mutu dan sasaran mutu (Quality Policy & Quality Objective )
(b) Penyusunan Manual Mutu (Quality Manual)
(c) Penyusunan Prosedur Mutu (Quality Procedure)
(d) Penyusunan Instruksi Kerja (Work Instruction)
(e) Formulir (Form)

Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Pada tahap ini, konsultan menjelaskan peran serta dan tanggung jawab setiap fungsi jabatan dalam sistem manajemen mutu kepada setiap pihak terkait dan memandu penerapan sistem secara langsung di lapangan.
Untuk mencapai tahap sertifikasi, penerapan ini diharuskan berjalan selama minimal 3 bulan, termasuk didalamnya pelaksanaan audit internal dan rapat tinjauan manajemen.

Monitoring dan Perbaikan Sistem Manajemen Mutu
Pada tahap ini, konsultan melakukan monitoring dengan cara memeriksa hasil, wawancara dan pengamatan lapangan, untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan secara efektif. Apabila ditemukan kendala dan ketidaksesuaian dalam penerapan, dilakukan tinjauan dan perbaikan sistem dengan segera, sehingga dampaknya tidak semakin luas. Monitoring penerapan ini dilaksanakan secara pararel setiap kali kedatangan.

Pelaksanaan Audit Internal
Pada tahap ini, konsultan memandu Tim ISO 9001 dalam pelaksanaan Audit Internal secara komprehensif terhadap setiap seksi dan bagian umum.

Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Pada tahap ini, konsultan memandu Tim ISO 9001 dan setiap personil dalam pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan di lapangan sebagai hasil temuan dari pelaksanaan audit internal.

Audit Oleh Konsultan
Untuk memastikan bahwa sistem yang berjalan telah siap untuk diaudit oleh pihak eksternal, maka konsultan akan melakukan audit mandiri kepada setiap bagian.

Monitoring Audit
Pada tahap ini Konsultan mendampingi organisasi pada saat pelaksanaan Audit oleh organisasi sertifikasi yang dipilih.

Post Surveillance
Pada tahap ini Konsultan memandu Tim ISO 9001 dalam perbaikan dan penyempurnaan sistem manajemen mutu khususnya terhadap kelemahan-kelemahan sistem yang menjadi temuan-temuan selama pelaksanaan Audit oleh organisasi sertifikasi.
Kondisi yang Ditawarkan
Kerahasiaan
Dalam menjalankan tugas, kami menjunjung tinggi etika profesi untuk menjaga kerahasiaan setiap informasi klien yang berkaitan dengan asistensi ini.

Progres Pekerjaan
Untuk menjaga kelancaran Time Frame of Project, kami akan menyampaikan progres pekerjaan. Sehingga setiap kemungkinan yang dapat menyebabkan kemunduran pekerjaan dapat diselesaikan bersama dengan segera.

Kondisi-kondisi yang menimbulkan tambahan waktu dan aktivitas akan ditanggung oleh konsultan dan tidak dibebankan kepada Klien, kecuali bila kondisi-kondisi tersebut timbul akibat Klien tidak memberikan komitmen dan sumber daya yang memadai, antara lain:
- Tidak menyelesaikan tugas - tugas yang diberikan konsultan sesuai waktu yang telah disepakati.
- Tidak bisa menghadirkan Tim, dengan memberikan alasan kesibukan sehingga program yang seharusnya berjalan tidak dapat terlaksana.
- Ketidakpedulian Tim terhadap pelaksanaan tahapan sistem manajemen mutu dan tidak diimbangi komitmen dari Pimpinan puncak.
- Pengunduran waktu tahapan implementasi dari klien
- Ketidakhadiran atau keterlambatan Tim dalam menghadiri jam-jam konsultasi sesuai dengan jam konsultasi yang telah disepakati.
- Tidak ditanggapinya laporan pelaksanaan konsultasi dari konsultan kepada Pimpinan puncak berkaitan dengan kendala-kendala penerapan di organisasi.

Laporan Pekerjaan
Laporan pekerjaan yang berisi progres dan kendala akan dibuat oleh konsultan dan diberikan kepada Management Representative untuk setiap kedatangan konsultan, maksimum 7 hari setelah kedatangan.

Jaminan Mutu dan Pelayanan Purna Jual
Pendekatan konsultasi yang kami lakukan di lapangan sangat memperhatikan kondisi budaya dan etos kerja yang dimiliki organisasi, sehingga mampu memberikan jaminan penyelesaian tepat waktu yang disepakati bersama.
Pelayanan purna jual kami berikan kepada organisasi dalam bentuk konsultasi jarak jauh diluar jadwal konsultasi yang telah ditentukan untuk memastikan perusahaan telah menerapkan sistem dengan efektif dan siap menghadapi surveillance audit dari organisasi sertifikasi.

Materi Pelatihan
Materi pelatihan disediakan oleh konsultan berupa hard copy sebanyak 1 eksemplar untuk tiap-tiap pelatihan yang dilaksanakan dan digandakan oleh organisasi sesuai kebutuhan.

Biaya Konsultasi
Berdasarkan Time Frame of Project dan jenis Paket Layanan. Belum termasuk akomodasi dan transportasi luar Jabodetabek.

Cara Pembayaran
Disesuaikan.
Evaluasi Kegiatan dan Sistem Pelaporan
(1) Laporan perkembangan konsultasi dibuat per kedatangan, berisi kemajuan-kemajuan yang dicapai dan kendala-kendala konsultasi.
(2) Laporan perkembangan diserahkan kepada Management Representative maksimum 7 hari kerja setelah konsultasi dilaksanakan.
(3) Setiap laporan perkembangan konsultasi dibuat 2 (dua) rangkap, asli dipegang oleh klien dan copy dipegang oleh Konsultan.
Paket Layanan
Paket 1
Paket 1 merupakan paket pelatihan dan bimbingan teknis ISO 9000 untuk 1 perusahaan. Dengan total 12 manday dimana 1 manday adalah Rp1,5 juta, maka jasa pendampingan Paket 1 ini adalah Rp18 juta.

Paket 5 in 1
Paket 5 in 1 merupakan paket pelatihan dan bimbingan teknis ISO 9000 untuk 5 perusahaan secara paralel. Dengan total 27 manday dimana 2 manday adalah Rp2 juta, maka jasa pendampingan Paket 5 in 1 ini adalah Rp54 juta atau Rp10,8 juta per perusahaan.